Hoe creëer je een teamomgeving waarin teamleden graag communiceren over risico's en problemen.

Wat is een veilige teamomgeving?

Conflict en problemen zijn een constante bezigheid als je in team projecten werkt. Naar mijn mening zijn de succesvolste teams, de teams die hun problemen snel en constructief kunnen en durven bespreken. In deze tutorial wil ik mijn bevindingen met je delen over hoe je jezelf en je teams naar een plek kan brengen waarin ze makkelijker open over hun problemen durven te praten. Met een nadruk op "mijn bevindingen" Ik ben geen professional op het gebied van conflict management of het opzetten van een bedrijfscultuur. Ik ben een designer met een paar jaar ervaring in het leiden en organiseren van design projecten.

De belangrijkste inspiraties voor deze tutorial is de term Psychologische Veiligheid.

 

Je zorgt dat er een assertieve en positieve houding

binnen het team is tegenover het nemen van risico's

en het delen en bespreken van problemen die bij

die risico's horen. Liever dat je weet wat er aan de

hand is dan dat je erachter komt wat er aan de hand

is nadat alles in de soep is gelopen. Hoe goed is jouw

team in het communiceren, bespreken van problemen

en hoe/wat kun jij gebruiken om de situatie te

verbeteren.  Hier hoop ik met deze tutorial

antwoorden op te kunnen geven.

 

Mijn bevindingen worden deels onderbouwt door

onderzoek, bronnen en mijn eigen team ervaringen. 

Deze kun je aan het einde van de tutorial vinden en 

inkijken voor meer diepgang.

Voor wie is deze tutorial bedoelt

Teamleiders, producers, H&R, teamplayers en teamleden die richting een leidinggevende rol willen groeien.

Dit is relevant voor teams waarin:

  • Het team werkt aan een project met onduidelijkheden over de inhoud of uitvoering.

  • Teamgenoten afhankelijk zijn van het werk van andere teamgenoten.

  • Teamgenoten met veel andere teamgenoten moeten communiceren en samenwerken.

  • Teamgenoten voor een lange tijd aan hetzelfde project samenwerken.

Wat is de meerwaarde van een teamomgeving creëren waarin teamleden communiceren over risico's en problemen:

  • Teamleden worden zich sneller bewust van werk en privé problemen.

  • Ongezonde werkgewoontes worden makkelijker bespreekbaar en aanpasbaar.

  • Teamleden zullen meer plezier beleven tijden het project omdat ze zich zelf kunnen zijn.

  • Team krijgt meer inzicht in elkaars kwaliteiten en belangen.

  • Teamleden blijven meer geïnvesteerd in het project.

  • Het zorgt voor betere eindresultaten.

Deze tutorial bestaat uit een 3 stappen die jou en je team kunnen helpen

 

1. Test hoe hoog het psychologische veiligheidsniveau in je team is.

 

2. Welke stappen kun je individueel zetten om je teamomgeving veiliger te maken?

 

3. Systemen/Tools die je kunt introduceren om de teamomgeving veiliger te maken.

1. Test hoe hoog het psychologische veiligheidsniveau in je team is.

 

Om te beginnen is het handig om te weten hoe goed het al gaat in je team. Daarvoor heb ik deze diagram gemaakt waarin je kunt zien welke vragen een goede indicatie kunnen geven van jullie psychologische veiligheidsniveau (P.V.N). Voorbeelden van dit soort vragen zijn: "Hoe veilig voelen mensen zich om risico's te nemen binnen het team? voelen ze zich op hun gemak om te uiten wat ze denken of voelen" En dit is ook wat psychologische veiligheid is. Hoe comfortabel voelen teamleden zich om open te praten over hun problemen en uitdagingen binnen het team? De test zorgt ervoor dat je een grove inschatting kan maken van hoe goed jullie P.V.N. is en over hoeveel werk er nog nodig is om je team naar een betere plek te krijgen. Ik raad aan dat je deze vragen in individuele omstandigheden stelt of ze zelfs anoniem individueel in te laten vullen, omdat wat jij denkt over de team situatie waarschijnlijk heel anders is dan wat je collega's denken. Het risico van dit met in groepen bespreken kan zijn dat je elkaars mening beïnvloed en zelfs een bias richting een bepaald niveau kan duwen. Het gaat niet om wat je wilt dat je P.V.N is. Het gaat er om dat je erachter komt hoe het nu echt is. Des de hoger jullie niveau is, des te makkelijker het is om de tips uit stap 2. te introduceren. Als jullie laag scoren op deze vragen zullen er voor jullie gevoel wat grotere stappen moeten worden gezet om dat beter te maken.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ook heb ik hier nog een link naar een enquête die ik heb verstuurd naar teams die je mag kopiëren voor eigen gebruik:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSc2iWYlY_PaFkoKLYbxfWvoNlh0gqZFiR5FMy5vE8J61KlynQ/viewform?usp=sf_link

Nu dat je weet hoe goed de psychologische veiligheid is in je team, kun je gaan beginnen aan het implementeren van kleine of grote stappen om het nog beter te maken.

2. Welke stappen kun je individueel zetten om je teamomgeving veiliger te maken?

 

Disclaimer: In de optimale werksfeer zouden deze tips toepasbaar moeten zijn als teamlid, maar wees je bewust van je huidige bedrijfssfeer. Niet elk bedrijf of elke baas staat open voor deze manier van werken. Het zou kunnen dat jij je opent maar dit niet terug krijgt van je collega's. In dit soort gevallen is het beter om via een leidinggevende deze concepten en handelingen te introduceren. Probeer aan te voelen of het aanslaat en wat wel en niet werkt. Wees slim in je aanpak en kijk dadelijk ook bij stap 3. welke tools je je teamleiders, of team kan aanbieden om deze stappen makkelijker te maken. Hier volgen de acties die je individueel kunt uitvoeren om jou te helpen.

Ben je bewust van de mogelijke voorbeeldrol die je binnen je team hebt.

Zeker als je een rol hebt die een vorm van autoriteit uitstraalt, maar ook als je een belangrijk onderdeel van het team bent is het belangrijk om het goede voorbeeld te geven. Gedrag dat jij vertoont kan doorlekken naar andere takken binnen je team, zowel negatief als positief gedrag. Als jij niet transparant bent over de problemen die je hebt, waarom zouden teamleden jou dan vertellen over hun problemen. Het mooie aan assertief vertrouwen is dat hopelijk de stap om die problemen te delen kleiner is geworden omdat je met je team hebt besloten om hier heel open over te zijn en je kunt zien dat iedereen om je heen het ook doet.

Durf toe te geven dat je iets niet kunt. Wees bewust van je eigen zwaktes en wees hier open over.

Je moet een mindset gaan creëren waarin je zelf weet dat het niet erg is als je iets niet kunt. Zie het als een kans om te leren van je teamgenoten of om samen een oplossing te gaan zoeken, daarvoor heb je een team namelijk. Ik weet dat het veel veiliger voelt om deze problemen voor jezelf te houden. Maar juist deze obstakels delen en de stap zetten om samen iets op te lossen gaat er voor zorgen dat jij als een professional groeit en je team gepast kan reageren en helpen waar nodig is. Een bron die ik heel erg fijn vind is deze bron waarin gedrag staat dat makkelijk is en voelt, maar uiteindelijk niet het juiste gedrag is om jou en je team een stap verder te helpen. 

 

 

 

 

 

  Bron: https://www.youtube.com/watch?v=LhoLuui9gX8&feature=youtu.be

 

Laat zien waar je goed in bent en help je teamleden door jouw krachten te delen.

Waar ik van je vraag om soms toe te geven dat je iets niet kunt, blijft het heel belangrijk om te laten zien aan je teamleden wat je wel kunt. Het is niet de bedoeling dat je nu alles aan anderen gaat vragen, want jij hebt skills die anderen niet beheersen en waardevol voor het team zouden kunnen zijn. Zet jezelf neer als iemand die graag helpt en blijf scherp om kansen te vinden waar jij jouw krachten kan laten schijnen voor je team. Dit betekent echter niet dat jij al hun werk voor ze gaat doen.

Durf los te laten, probeer niet te micromanagen.

Om een goede band van vertrouwen tussen teamleden te kunnen bouwen is het belangrijk dat je aan elkaar laat weten dat je in elkaar gelooft en erop vertrouwt dat ze hun werk zelf kunnen doen. Als jij een opdracht weggeeft is het soms heel moeilijk om niet constant een check-up te doen over of het wel goed gaat. Maar het is juist belangrijk om iemand de kans te geven om zijn eigen weg te vinden. Als je het zou omdraaien, zou jij het ook niet fijn vinden als iemand je vraagt om een design te maken in een dag en dat ze om het uur ernaar vragen en zeggen wat anders moet. Maar wat nou als je iemand hebt die echt niet zijn werk doet, of heel erg slecht werk afleverend?

Wees duidelijk in wat je van elkaar verwacht en bouw een realistisch beeld op.

Voordat je opdrachten weg geeft of om hulp gaat vragen, maak duidelijk aan elkaar wat je verwacht. Als iemand om je feedback vraagt, vraag waar ze feedback over willen en in hoeveel detail. Gebruik technieken zoals de positieve sandwich. Waar je begint met een compliment, kritiek geeft in het midden en eindigt met complimentjes. Bijna hetzelfde geldt voor het weg geven van opdrachten aan je team, geef duidelijke randvoorwaarde aan je teamleden, hoelang moet het duren, hoeveel wil je hebben, is dat haalbaar, heb je nog iets nodig, heb je iemand nodig? Hoe duidelijker de originele afspraak tussen elkaar is, des te lager de kans is dat je het nodig gaat vinden om constant te checken of het wel goed gaat. En als je nog steeds het gevoel hebt dat je een check-up wilt doen, maak daar dan duidelijke afspraken over. "Is het goed als ik vanmiddag even langs kom om te kijken hoe ver je bent?" "Kun je mij aan het einde van de dag je werk nog laten zien?"

Gebruik meta-communicatie om te reflecteren over hoe jullie met elkaar communiceren.

En als laatste wat ik als heel erg waardevol heb bevonden om problemen veilig te kunnen bespreken is het gebruik van meta-communicatie. "Meta communicatie is het communiceren over communicatie als zodanig, dat wil zeggen communiceren over de toon van de boodschap en de bedoelde onderliggende betekenis en verschillende betrekkingsaspecten hiervan." Soms lopen emoties te hoog op of praten mensen langs elkaar over verschillende problemen, terwijl ze beide hetzelfde zouden willen bereiken: een mooi iets maken, elkaar begrijpen en weer aan de bak. Wat voor mij vaak goed werkt is het gesprek even op pauze zetten en de vraag te stellen wat ze nou precies bedoelen met de problemen die ze benoemen, een paar keer waarom vragen en herhalen wat mijn teamleden zeggen om aan te geven dat ik luister en ze probeer te begrijpen en daarna natuurlijk hetzelfde voor mij zelf te doen, wat probeer ik nou te zeggen, waarom zeg ik deze dingen, hoe wil ik dat het overkomt en hoe komt het echt over?

3. Systemen/Tools die je kunt introduceren om de teamomgeving veiliger te maken.

Om inzicht te krijgen in welke tools je teams kunnen helpen heb ik onderzoek gedaan naar wat een succesvol team maakt en wat de cruciale onderdelen zijn voor zo'n team. 

 

Hieruit is gekomen dat de doelgroep de belangrijkste factor is die

je succes als team bepaald. Zij zijn namelijk voor wie we het doen

en weten het best wat ze nodig hebben.

Daarna is je team doel het belangrijkste. Wat wil je als team

bereiken? Het is belangrijk dat je hoger liggende en concrete doel

op het zelfde neer komen, want als dat niet zo is gaat het voor veel

miscommunicatie zorgen tussen de teamleden en de doelgroep.

Een voorbeeld hiervan is dat een hoger liggend doel van een bank

is om de best mogelijke klantenervaring te hebben terwijl het 

concrete doel zoveel mogelijk geld verdienen is, desondanks wat

het beste voor de klant is. Dit kan gaan botsen zoals je je kunt

voorstellen.

De onderdelen waar wij met deze tutorial op gefocust hebben zijn

de structuur en communicatie voor je team. Deze hebben namelijk

het meeste impact op de manier van communicatie. Maar al deze

onderdelen moeten in balans en duidelijk zijn voor een succesvol

team. Voor betere structuur en communicatie heb ik hier een lijst

van tools die kunnen helpen.

 

Swot - Strengths, Weaknesses, Opportunities & Threats

Tijdens een S.W.O.T. sessie ga je samen met teamgenoten zitten om met elkaar te bepreken wat je "Strenghts, Weaknesses, Opportunities & Threats" zijn. Je maakt kleine lijstjes met elkaar die eerst door jezelf worden ingevuld en daarna door je teamgenoten worden aangevuld. Het is een geweldige tool om inzicht te krijgen in waar je teamgenoten goed en slecht in zijn, wat hun dromen en ambities zijn voor dit project en waar ze de mogelijke valkuilen van het project zien. Ook is dit een geweldige oefening voor jezelf om eens goed na te denken over wat jij in huis hebt, wat jij belangrijk vind. Als je team hier inzicht op heeft is het communiceren over wat je nodig hebt en wie je bent stukken makkelijker en is de drempel lager om een gesprek over problemen aan te gaan.

Clues - Reflectie momenten introduceren

Heel belangrijk voor een succesvol team is om soms even stil te staan bij

wat jullie allemaal gedaan hebben. Ik heb al eerder in deze tutorial over

meta-communicatie gepraat, maar ook team reflectie momenten

inplannen en uitvoeren om erachter te komen of jullie nog tevreden zijn

over het proces, jullie gezetten doelen, de communicatie tussen

teamleden en of wat jullie maken nog aansluit bij jullie doelgroep zijn

heel belangrijk! Ik raad aan dat hier vaste momenten en technieken voor

worden ingezet zodat dit deel wordt van jullie routine en het makkelijker

wordt om buiten deze reflectie sessies ook te praten over wat je goed en

slecht vindt gaan. Zelf ben ik bezig met het ontwikkelen van een product

genaamd "Clues" een app die helpt bij het inventariseren van de

tevredenheid over project situaties. Meer informatie kun je vinden door

op Clues te drukken of het plaatje. 

 

Stand-ups - Inventarisatie rondes

In onze design teams hebben wij elke ochtend stand-ups. Stand-ups zijn kleine praat rondjes met je teams waarin iedereen gaat staan en drie vragen beantwoord. "Wat heb je gister gedaan, wat ga je vandaag doen & wie/wat heb je hier voor nodig?" Het is een hele fijne manier om met zijn allen snel inzicht te krijgen in wat iedereen aan het doen is en mogelijke miscommunicaties voor te zijn. Ook krijg je als teamlid snel inzicht in waar mensen mogelijk hulp nodig hebben en kun je je aanbieden.

Vertrouwen tussen teamleden bouwen

Nog een paar laatste tips om meer vertrouwen binnen het team te bouwen is door veel meer activiteiten samen met je team te gaan doen. Zoals samen pauzes nemen, een team uitje of aan het einde van een dag samen nog een spel of een andere leuke korte activiteit te doen. Het vieren van succes is gigantisch belangrijk voor een goede en open teamsfeer. Je gaat samen alle problemen oplossen, maar dat betekend ook dat je samen geniet van de overwinningen die je als team hebt!

Dankjewel voor het lezen van deze tutorial. Ik hoop dat deze tutorial een vorm van waarde voor je heeft en je helpt met het verbeteren van je eigen team situaties. Laat me weten via tim_van_den_boomen@Hotmail.com wat je ervan vond en of er nog cruciale onderdelen ontbreken of onduidelijk zijn. Dit was iets wat ik graag met jullie wilde delen en nog veel over hoop te leren in de komende jaren. Heb een fijne dag en geniet van het leven!